情報共有ツールには世の中様々なツールがあります。
昔はLotusNotesというかなり優れたツールがあったのですが、時代と共にややさびれた感があります（とは言うものの私は個人的にとにかく優れたツールと今でも思っています）。その後には、規模感としてはやや大きいですが、マイクロソフト社が提供するSharePointなどが出てきました。
ただ、使い勝手としては決していいとはいえないと思います。
ユーザー様寄りの仕組みにするためには「素のまま」の利用では難しいのでカスタマイズが必要になり、HTML、JavaScript、CSSなどを利用し、うまく活用していく必要があります。
今、私の一押しはサイボウズ社のKintoneです。
テレビCMも多く流れていますが、とにかく秀逸なツールです。
誰でもちょっと勉強すればなかなか優れたシステムを作成する事が可能です。しかし、その裏返しとして、開発の標準化、部品の共通化などがおろそかになりがちです。
Kintoneの導入から展開、標準化作成など幅広くサポートいたします。